Priča o uspehu: Kaiser's Tengelmann sa Compexom na uspešnom kursu

Firma Kaiser's se trenutno nalazi u rollout-u. Već 315 super marketa rade sa Compex Commerce u asortimentu voća i povrća, dok se u nekim filijalama rollout privodi kraju, širom Nemačke već u potpunosti rade marketi sa novim software-om. Centralno skladište, u Nieder-Olm u Hessen-u,  je kompletno preuređeno, zajedno sa skladišnim asortimentom u nacionalnom području, suvim asortimentom / sporog obrtaja. U ostala tri skladišna mesta sledi još preuređenje područja skladišnog asortimenta, suvi asortiment / brzog obrtaja.

Kratki pregled

Krajem 2003 preduzeće Kaiser's se odlučilo da sve poslovne procese analizira: „Na prvom mestu kod nas stoje naši kupci, koje želimo snabdevati sa optimalnim kao i kvalitativnim asortimentom i pri tome ponuditi najbolji mogući servis. Ovde smo bili svesni, da ovim zahtevima nisu dorasli na duže vreme naš stari sistemi i da mora doći jedno IT- rešenje koje je orijentisano prema budućnosti“, podseća se gospodin Dieter Beye, IT manager kod firme Kaiser’s Tengelmann.

Jedan izazov za firmu, koja radi u maloprodaji (food i non food) i koja je u godini 2008 sa okruglo 19.000 zaposlenih generisala promet od preko 2,5 milijardi eura.

Nakon opsežnog izbornog postupka odlučio se maloprodajni gigant Kaiser’s Tengelmann za Compex Commerce, zato što softver nije nužno ograničen sa funkcionalnostima. Ovaj softver može mnogo više u skladu s procesima, kojima se prilagođava fleksibilno.

Preduslov za uspeh ovog projekta je bio dobar komunikacijski koncept i bliske projektne strukture, u koje su bila uvučena sva stručna odeljenja. Prvo je preduzeće analiziralo sve stvarne procese. Na bazi opsežnih rezultata, zaposleni u stručnim odeljenima su izradili željene procese po 2BEE® Compex-ovom konceptu (Best Enterprise Engineering i Business Engineering Environment). Rezultat je do danas oko 17.000 strana procesnih specifikacija koje dokumentuju veliki volumen projekta.

U fazi implementacije (primene) procesnih specifikacija su stručna odeljenja proveravala pojedinačne procese i testirala rad u kombinaciji s postojećom sistemnom arhitekturom.

Sledio je funkcijski test i opsežni integracijski test. Osim toga su detaljno isprobani postupci i kombinacije sa sistemima kasa, data warehouse, arhivni sistemi i sistemi za planiranje regala. Pri tome su stručne osobe iz pojedinačnih odeljenja radile rame uz rame sa stručnim ljudima iz Compex-a. „Bez uskog zajedničkog rada ne bi bilo moguće realizovanje takog opsežnog projekta“, objašnjava gospodin Martin Ziegler, vođa projekta od strane Compex-a.

Korak po korak usleđivalo je uključenje Compex Commerce na centralu, filijale, skladišta, dostavni sevis . Compex je paralelno obučavao izabrane radnike iz firme Kaiser’s Tengelmann, kao super-korisnike. Zadatak ovih „rollout-manager-a“ sastoji se u tome, da postojeće filijale preurede sa svojim kolegama.

Čim je projekt završen, radilo je oko 15.000 zaposlenih na trgovačkom sistemu Compexa. Pri tome se upravljalo sa ca. 100.000 artikala koji su se uvodili u 700 filijala. Po danu, pripremalo se ca. 500.000 narudžbenih pozicija u centralnom skladištu.

Smanjiti troškove zaliha sa auto-dispozicijom

Uvođenjem Compex Commerce, firma Kaiser’s Tengelmann dobija automatsku dispoziciju na nivou filijala. Softver pravi u prvom redu narudžbene predloge za vođu u filijali, koji ove potvrđuje ili menja. Ako je u jednom delimičnom asortimentu dostignut i dokazan, visok kvalitet prognoze, onda se on prepušta automatsku dispoziciju.

„Jedno je sigurno: pogrešna prognoza u dispoziciji može biti skupa, jer svako pogrešno robno stanje snižava ne samo promet i maržu, već i regali koji su prazni prouzrokuju nezadovoljne kupce“, kaže gospodin Christophe Loetz, CIO od Compex-a.

„Uz pomoć sistema imaćemo za naše kupce uvek robu u pravoj količini, u pravo vreme i na pravom mestu i sa što nižim mogućim troškovima, pa čak i ako potrebe variraju po nedelji, sezoni, školskom raspustu ili iz nekog drugog razloga“, dodaje gospodin Lutz Endrikat, organizacijski menadžer firme Kaiser’s Tengelmann. „Tako računamo sa boljom robnom prisutnošću, preciznije planiranim skladišnim zalihama i na kraju, smanjenju mrtvog kapitala.“

Firma Kaiser’s koristi auto-dispoziciju čak i u centralnom skladištu. Na bazi priznatog stohastičnog postupka prognoze, izbegava Compex Commerce pogrešno stanje i bespotrebno vezivanje kapitala.

Sa novom sistematikom stanja i vrednosti, firma Kaiser’s Tengelmann, uvešće prodajnu razliku sa prodajno orijentisanom nabavnom i asortimentskom strukturom. Novina je i tačno artikalsko vođenje stanja u svim filijalama i skladištima.

Sve online, sve Workflow, sve pod kontrolom

Nakon zaključka rollouta biće ostvaren san firme Kaiser’s Tengelmann za rad bez papira. Veliki dio dosadašnjeg papirnog toka ide u korist online-komunikacije.

Komunikacija u filijalama odrađuje se preko 1500 WLAN-mobilnih uređaja, sa oko 750 osobnih kompjutera (PC) u kancelatiji  i omogućava odradu mnogih poslova bez priznanice (potvrde). Dodatno su u upotrebi ostali mobilni uređaji za komisioniranje, mobilni stabler terminali i drugi lični kompjuteri (PC) u administraciji.

Procesna ideja, koja prati ukupni projekt, prožima se kroz sva područja. Svi poslovni procesi su u sistemu pohranjeni kao Workflow. Posredstvom automatske započete emisije (pregled započetih zadataka) zaposleni primaju nove zadatke.

Rezime

Uvođenje Compex-a Commerce i optimiranje svih procesnih postupaka, povlači sa sobom razgradnju velike administracije. Ovo ušteđeno vreme će doći dobro kupcima u firmi Kaiser’s Tengelmann. „Prodavati, umesto voditi administaciju, je naša parola. Jer samo ako više vremena posvetimo kupcu, mogu se dostići prometni potencijali“, podvlači bilancu u govoru, gospodin Dieter Beye.

„Danas su tražena poslovno-orijentisana procesna rešenja, koja trajno snižavaju troškove.“, potvrđuje gospodin Christophe Loetz, CEO-Compex. „Na jednom snažno konkurentnom tržištu, trgovine mogu samo tako osigurati svoju konkurentnu prednost..“